Foire aux questions

Assembia intègre les délais légaux du CGCT (notamment 3 ou 5 jours francs, selon le type de collectivité et le paramétrage de l'instance) et alerte l'agent organisateur par e-mail la veille de l'échéance. L'envoi, l'horodatage des convocations et les relances restent entièrement tracés au dossier. L'entité demeure responsable de la convocation régulière.

Chaque e-mail de convocation génère une preuve d'expédition. L'ouverture de l'espace sécurisé enregistre un accusé de réception horodaté dès lors que le destinataire confirme avoir pris connaissance de sa convocation. Un dossier complet de preuves peut être téléchargé par l'agent pour le contrôle de légalité ou l'archivage.

Non. Le destinataire clique simplement sur le lien sécurisé présent dans son e-mail de convocation. Il n'a aucun identifiant ni mot de passe à retenir, et aucune application à installer.

L'accès s'effectue directement depuis n'importe quel navigateur et support (ordinateur, tablette, smartphone).

L'accès est protégé par un mécanisme d'authentification temporaire et individuel. Dès qu'une action formelle est enregistrée (accusé de réception, confirmation de présence, pouvoir ou suppléance), le lien e-mail est automatiquement neutralisé afin d'empêcher toute réutilisation en cas de transfert du message.

Le lien e-mail ouvre une session sécurisée (cookie) dans le navigateur de la personne qui l’utilise. Un partage du message peut encore permettre à un tiers d’ouvrir le dossier tant que la séance n’est pas clôturée. Après clôture, le lien est invalidé. Les tentatives d’accès répétées sont limitées automatiquement. Les actes sensibles (pouvoir, suppléance) exigent en plus un code envoyé par e-mail.

L'intégralité de vos données et de vos documents est hébergée en France. Nous garantissons la localisation nationale de la donnée, sans revente.

Oui. La collectivité conserve la qualité de responsable de traitement, et Assembia agit en tant que sous-traitant. Les données bénéficient d'un chiffrement en transit, d'un cloisonnement strict entre entités et ne font l'objet d'aucune revente ni d'aucun traitement commercial.

Une mention d'information et une politique de confidentialité accompagnent le service.

Les actes, dossiers et historiques restent accessibles dans l'espace de la collectivité pendant toute la durée du contrat. En fin de contrat, Assembia fournit sur demande un export des documents et données essentielles nécessaires à la continuité de service.

Oui. Tous les scrutins (public, secret, nominatif, de liste) sont horodatés et rattachés à la séance. Le dépouillement alimente automatiquement les actes post-séance.

En mode secret, l'anonymat du votant est garanti, conformément aux exigences du CGCT.

Non. L'aide à la rédaction transmet les requêtes à l'API de Mistral AI (acteur français). Assembia ne réutilise pas vos contenus pour entraîner un modèle interne, et les requêtes respectent les conditions de non-entraînement de l'offre Mistral souscrite.

Oui. Le multi-entités est natif : un même abonnement peut couvrir le conseil communautaire et ses communes membres, avec une étanchéité stricte des destinataires, des séances, des rôles et des documents.

Assembia intègre un historique d'audit détaillé. Chaque action clé (création de séance, envoi de convocation, accusé de réception, saisie d'un pouvoir, modification d'un point ou clôture du vote) est horodatée et attribuée à son auteur. Cet historique peut être consulté par les administrateurs de l'entité.

Conformément à l'article R. 2121-9 du CGCT, même en cas de signature électronique des délibérations, le Maire (ou Président) et le secrétaire de séance doivent obligatoirement apposer leur signature manuscrite sur le registre papier pour chaque séance.

Assembia génère donc directement des actes au format pdf prêts à l'impression : la collectivité évite ainsi la contrainte d'un parapheur électronique et épargne aux élus une inutile double signature (numérique puis manuscrite) pour un même document.

La suppléance s'active séance par séance (ou via un modèle) pour les EPCI à fiscalité propre lorsque la commune ne dispose que d'un seul siège, et dès lors que l'agent organisateur a activé l'option pour la séance. Le titulaire absent désigne alors son suppléant dans l'ordre du tableau (premier conseiller/adjoint), choisi directement dans l'annuaire de la collectivité.

Non. Le pouvoir et la suppléance sont strictement exclusifs. Soit l'élu absent donne un pouvoir (dans la limite des trois séances consécutives prévues par l'article L.2121-20 du CGCT), soit il désigne un suppléant légal (pour les communes à siège unique en EPCI). Assembia bloque automatiquement toute tentative de cumul sur le même siège.

Oui. Siège vacant du titulaire + suppléant désigné = siège occupé. Le suppléant est donc comptabilisé dans le quorum (art. L. 5211-6 du CGCT) et reçoit les droits de vote associés lors de la séance.

Non. Conformément à l'article L. 2121-17 du CGCT, le quorum se calcule exclusivement sur les membres physiquement présents (ainsi que les sièges occupés par suppléance légale). Le pouvoir permet d'exprimer un vote supplémentaire mais ne compte pas dans l'effectif du quorum.

La désignation du mandataire exige une confirmation par un code de sécurité envoyé par e-mail à l'élu mandant. Sans la saisie de ce code, le pouvoir n'est pas validé.

Un récépissé officiel de délégation de pouvoir est automatiquement généré et l'agent organisateur est immédiatement notifié.

Une alerte visuelle signale le dépassement du plafond prévu par l'article L.2121-20 du CGCT (trois séances consécutives, hors exceptions statutaires).

L'agent est immédiatement averti du risque juridique, tout en laissant la collectivité décisionnaire.

Oui. Les arrivées, départs, pouvoirs et suppléances recalculent en temps réel le quorum et le nombre de voix exprimables. Si le quorum n'est plus atteint au cours de la réunion, l'agent en est immédiatement averti.

Oui, sans interrompre le déroulement du live. La console de l'agent organisateur permet de transférer la présidence en un clic (par exemple pour l'examen du compte financier unique conformément à l'article L.2121-14 du CGCT).

Oui. Chaque mouvement modifie instantanément le suivi des présences et met à jour automatiquement l'ensemble des actes post-séance (procès-verbal, liste des délibérations examinées, délibérations individuelles).

C'est le cas d'usage spécifique de l'article L. 5211-6 du CGCT. Sans suppléance, l'absence du seul titulaire laisse le siège vacant au quorum. Avec la suppléance activée par la collectivité, le siège reste légalement occupé par le suppléant désigné, garantissant la représentation de la commune sans recourir à un pouvoir.

La navigation se prend en une séance de démonstration. Pour enchaîner convocations, live et actes sur votre instance, comptez une première séance accompagnée : on paramètre ensemble, puis vous déroulez le cycle réel. L'objectif n'est pas de vous garder dépendant d'un support : Assembia est conçu pour qu'un agent public pilote ses séances en autonomie, sans formation permanente ni assistance facturée à chaque question. On vous aide à démarrer, ensuite le logiciel doit suffire.

Un modèle de séance (conseil municipal, communautaire, bureau, commission) préremplit la liste des membres, les règles de quorum, la suppléance, ainsi que la trame de l'ordre du jour. L'agent n'a plus qu'à ajuster la date, le lieu et les points.

L'intelligence artificielle Mistral accélère la rédaction des exposés des motifs, visas, considérants et dispositifs.

Oui. Dès que l'ordre du jour et les délibérations sont saisis par l'agent organisateur, ce dernier peut générer la convocation et la note explicative de synthèse intégrées aux trames de la collectivité, puis transmettre le dossier par e-mail aux destinataires.

Oui. Les notes de synthèse, projets d'actes et pièces jointes sont centralisés. Les autorisations d'accès sont définies par rôle et par entité. Chaque destinataire ne consulte que les documents qui lui sont destinés via son espace sécurisé.

Le mode Erratum permet de déverrouiller l'ordre du jour d'une séance déjà convoquée. Toute modification génère un nouvel envoi rectificatif horodaté pour garantir l'opposabilité juridique. Les accès sécurisés sont actualisés et l'historique conserve la trace des versions.

L'erratum rectifie un dossier déjà convoqué (coquille, précision, ajout d'un point).

La reconvocation intervient après l'annulation d'une séance (souvent pour carence de quorum) : elle génère une nouvelle séance avec ses propres règles de délai et conserve le procès-verbal de carence.

À la clôture de la séance, Assembia fusionne automatiquement vos trames réutilisables (charte graphique, en-têtes, polices) avec les données validées en séance pour produire votre kit d'actes complet au format pdf : délibérations, liste des délibérations examinées, procès-verbal ou simple compte-rendu.

Oui. La fiche présente une ligne par membre convocable avec la mention du suppléant le cas échéant, ainsi qu'un emplacement réservé pour l'émargement et la signature manuscrite en séance.

Non. L'objectif d'Assembia est d'obtenir des fichiers .pdf immédiatement prêts à être signés et publiés, parfaitement conformes à votre charte graphique. Un outil de vérification automatique valide l'intégrité des balises et évite tout oubli ou coquille avant l'exportation finale.

Depuis l'interface de pilotage du live, l'agent peut ouvrir un affichage dédié à l'écran de la salle. Le point en cours de discussion, le quorum et les résultats des votes s'affichent en temps réel pour le public et les membres présents.

Un lien public permet à tout citoyen de suivre le déroulé de la séance à distance en direct sur Internet. En cas de décision de huis clos (article L. 2121-18 du CGCT), l'agent peut couper la diffusion publique en un clic.

Oui. L'agent organisateur peut ajuster l'intitulé d'un point ou corriger une coquille à tout moment depuis sa console de gestion. Les modes Projection et Spectateur s'actualisent instantanément.

Les séances archivées restent accessibles : vous pouvez rechercher une séance par nom, type d’instance ou date, puis ouvrir le dossier pour consulter l’ordre du jour et les actes générés.

Oui. Une fois la séance rendue publique, vous copiez deux codes sur votre site : un pour l’ordre du jour, un pour la liste des délibérations examinées. Les visiteurs voient l’ordre du jour, puis, après la séance, la liste.

Non. Assembia est un outil métier dédié à la préparation et au déroulement des séances, ainsi qu'à la génération automatique de vos actes.

Une fois vos actes générés par Assembia et soumis à la signature (manuscrite pour les actes concernés par un registre papier, ou électronique certifiée pour les autres), il vous suffit de publier directement les versions finales signées sur votre site internet, conformément aux obligations légales de publicité.

La gestion des utilisateurs permet de définir précisément les habilitations de chaque agent (administrateur, gestionnaire ou lecteur).

Depuis son espace sécurisé, le destinataire indique sa position (Présent, Absent, Pouvoir ou Suppléance). La prise de connaissance du dossier est enregistrée, puis la réponse de présence est transmise à l'agent organisateur.

Oui. Lorsque le président ou l'agent ouvre un scrutin, la salle de vote mobile s'active sur l'espace du destinataire. Ce dernier exprime son choix selon les modalités du vote définies (public, secret, nominatif).

Une fois la séance clôturée par l'agent organisateur, le lien d'accès à la salle de vote indique que la séance est terminée.

L'agent organisateur peut ensuite adresser par e-mail un récapitulatif officiel aux membres (liste des délibérations examinées pour les assemblées délibérantes ou procès-verbal pour les autres instances).

Assembia propose un tableau de bord statistique complet permettant de suivre l'activité des instances : volume annuel de séances et d'actes, taux de présence et d'assiduité des membres, tendances de vote (Pour, Contre, Abstention) et taux d'adoption des délibérations.

Pour une analyse sur-mesure, l'agent organisateur peut également exporter l'intégralité des données brutes au format Excel.

Oui, en facilitant la collecte et l'extraction des données. Assembia enregistre l'ensemble des réponses aux convocations (présences, absences, pouvoirs) et permet d'exporter un fichier nominatif complet au format Excel.

Ces données d'assiduité, filtrables par période et par type d'instance (séances plénières, commissions), constituent la matière première indispensable pour que la collectivité ou l'EPCI puisse calculer et appliquer la modulation des indemnités de fonction prévue par son règlement intérieur. Le logiciel fournit l'historique d'émargement et d'assiduité, le retraitement final restant à la main de la collectivité selon les modalités de son propre règlement.

Pour rappel : l'article L. 2123-24-2 du CGCT prévoit que le montant des indemnités allouées aux conseillers municipaux peut être modulé selon leur participation effective, sans que la réduction ne puisse excéder la moitié de l'indemnité. L'article L. 5211-12-2 du CGCT autorise également les EPCI à réduire les indemnités de fonction de leurs membres selon leur présence réelle aux réunions, dans la limite d'un plafonnement de la réduction à 50 % de l'indemnité.