Modèles et ordre du jour
Créez des modèles de séance et des modèles de point à l'ordre du jour et optimisez ainsi votre temps de préparation des assemblées.
Un outil complet pensé pour le cycle de vie de vos conseils et réunions
De la préparation de l'ordre du jour à la génération des actes, Assembia simplifie le travail quotidien des agents publics tout en sécurisant vos procédures.
1. Préparation et convocations
Aide à la rédaction par l'IA française Mistral
Bénéficiez d'une aide à la rédaction pour rédiger ou améliorer vos exposés des motifs, visas, considérants, dispositifs et autres projets d'actes.
Gestion des pièces jointes et des accès
Centralisez les notes de synthèse, projets d'actes et annexes avec une gestion fine des droits d'accès par utilisateur.
Convocations et traçabilité
Envoyez vos convocations en un clic, suivez la délivrabilité, les accusés de réception et le respect du délai légal grâce à des alertes et notifications paramétrables.
2. Séance en direct et modes Projection / Spectateur
Interface Live épurée
Une seule page pour le secrétaire de séance pour la gestion des présences, gestion des votes, gestion de la présidence et du secrétariat de séance, prise de notes des débats.
Quorum dynamique et alertes pouvoirs
Calcul automatique de la présence en salle avec gestion dynamique des procurations, alertes sur les plafonds de pouvoirs consécutifs et suivi des arrivées/départs.
Feuille de présence
Une fiche de présence peut être générée automatiquement si vous souhaitez un émargement manuscrit pour la séance.
Modes Projection et Spectateur
Depuis le live, un affichage en salle présente le point en cours, le quorum et les résultats. Un lien public permet également aux citoyens de suivre la séance à distance (sauf si huis clos).
3. Post-séance et actes
Génération automatique des actes
Éditez en un clic vos délibérations (avec numérotation automatique), procès-verbaux, listes des délibérations examinées et comptes-rendus.
Exports à votre charte graphique
Vos documents sont générés en .pdf et prêts à être imprimés pour signature, en intégrant votre charte graphique (logo, en-têtes, typographies, etc.).
Archivage centralisé
Retrouvez instantanément n'importe quelle séance passée grâce au moteur de recherche et aux filtres par exercice.
Un dossier par séance
Convocation, pièces, votes et actes restent attachés à la séance. Plus de fichiers éparpillés : tout se consulte depuis le dossier.
4. Piloter et communiquer
Statistiques et suivi
Suivez l'assiduité des destinataires, la répartition des suffrages et l'activité de vos assemblées grâce à des tableaux de bord synthétiques.
Intégration web
Intégrez automatiquement les ordres du jour, le lien public de la séance et la liste des délibérations examinées sur votre site internet.
Voir Assembia sur vos propres séances
Une démonstration de 30 minutes, calée sur le rythme réel d'un agent organisateur.